許多人將「效率」和「生產力」混為一談，但你知道這兩者雖然密切相關，實際上是完全不同的概念嗎？生產力指的是你在特定時間內能完成的工作量，而效率則著重於以更少的資源達成相同的工作量。因此，生產力著重於數量，而效率則著眼於衡量品質。
透過提高生產力，你可以在相同的時間內完成更多的專案。提升效率意味著使用更少的資源來完成相同的工作量。例如，想像你有兩位經理進行陌生開發。在一小時內，Brain打了40通電話，而Robert只打了20通。在這個案例中，Brain的生產力更高。現在，假設你給予兩位經理一份包含50個電話號碼的名單。Robert在30分鐘內完成了他的名單，而Brain花了45分鐘。在這樣的情況下，Robert更為高效，因為他在較短的時間內完成了相同數量的通話。
要如何在工作中運用這些概念以取得最佳結果呢？答案是成功平衡兩者。以下提供5個有助於提高工作效率和生產力的方法。
實施時間區塊化
如果你不掌控自己的日程，它將掌控你。這就是為什麼擁抱時間管理概念，如時間區塊化，是如此重要的原因。時間區塊化是指將你的一天劃分為不同的時間區塊，每個區塊都專注於不同的任務。例如，你可以有一個區塊來檢查email，一個用於客戶提案的工作，還有一個用於一系列會議。這樣，你的工作行程表提前規劃好，你無需即興決定當下要專注於什麼事務上。
管理你的能量
除了時間管理之外，調節你的能量也是至關重要的。你是否曾經發現自己早上開始很有活力，到了下午後卻感到困倦？如果你知道一天中你的能量高峰和低谷分別在何時，你可以相應地進行計劃。利用你最警覺的時候專注於複雜的項目，然後在低能量時段處理較簡單、單調的任務，如整理收件匣。
消除干擾
職場上的干擾不僅會影響生產力，還會導致財務損失。由Dropbox贊助的Economist Impact所進行的調查顯示，全球各地的管理人員在保持專注方面感到困難，每年因此損失了683小時。在美國，每年因為干擾而損失高達4680億美元。但罪魁禍首不僅僅是干擾。根據加州大學爾灣分校的一項研究，一旦你的注意力被打斷，需要約23分鐘15秒才能重新專注。因此，如果你正在進行需要集中注意力的專案，應該消除任何技術上的干擾。這包括關閉電子郵件、Slack和瀏覽器，並將可能分散你注意力的所有其他通知靜音。另一個建議是你可以購買降噪耳機。它們可以阻止你聽到不想要的噪音，並向周圍的人表示你正在＂專注中＂，無法進行交談。
擁抱單一任務
我們生活在一個節奏快速的世界，多重任務很普遍。然而，人類大腦並不適合同時專注於多個複雜任務。當你在不同專案之間切換時，會失去專注、時間和動力。與其應對多重需求，不如一次專注於一項任務，這樣可以完成更多事情，減少壓力。單一任務還能提升創造力，讓你能夠產生高質量的工作。
放下追求完美
追求完美雖然與強烈的職業道德有關，但可能是耗時且事與願違的。因為完美是一個無法達成的目標，它會帶來壓力和焦慮。相反，試著看到整體，設定現實可行的目標。一旦達到一個目標，無論多麼小，都給予自己獎勵。最終，這並不是降低你的標準，而是專注於進步而非完美。
儘管生產力和效率並非同義詞，但它們是相互依存的。通過學習如何運用這些策略，你將成功平衡兩者，提供一致的成果，並更聰明地工作，而不是更辛苦地工作。
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